Connecting Outlook
Connect an Outlook mailbox so your agents can read, draft, and send email through Microsoft 365.
Info
The Outlook integration is currently in Beta. Agents can read, draft, and reply to email in one mailbox, and can be started by new mail in it, on a schedule, or run manually. We welcome your feedback.
What This Integration Does
The Outlook integration connects one Outlook mailbox so your agents can search messages, read full conversations, draft replies, and send email — all in that mailbox. It's a company connection: one mailbox is shared by the agents you bind to it, the same shape as a company Gmail connection.
New mail in the mailbox can start an agent directly. Bounced messages and automatic replies (out-of-office, vacation) don't, unless the agent's trigger is set to include them — this keeps an agent from replying to its own bounces, or looping with another auto-replier.
Connecting Outlook
- Open Settings → Connectors and click the Outlook tile
- Click Connect — you're redirected to Microsoft to sign in
- Sign in with the Microsoft work or school account for the mailbox you want to connect. Personal Microsoft accounts aren't supported, and you'll be asked to pick an account if you're signed in to more than one
- Review the permissions and click Accept
- Symbi reads the mailbox address and takes you to a page listing it as the one discovered resource — there's no picker to choose among several, since one connection is exactly one mailbox
- Click Register selected to register the mailbox, or Skip to register it later from the same page
Your agents can be bound to the mailbox once it's registered.
Only an Owner or Admin can connect Outlook, since it creates a company-wide connection.
While the connection is active, reconnecting requires signing in to the same mailbox — signing in to a different one is refused. Disconnect first, then connect the new mailbox; agents follow the connection, so switching mailboxes is a deliberate step.
If Microsoft Asks for Admin Approval
Many organisations let only an administrator approve apps that read or send mail. If Microsoft shows "Need admin approval", go back to Symbi and click Need an admin to approve? on the Outlook card in Settings → Connectors (if Outlook is already connected, open Manage first). It gives you a link to send to your Microsoft 365 admin, and it is there even if you closed Microsoft's page or sent Microsoft's own approval request. You can also send them symbi.no/connect/microsoft/admin-approval yourself. Once they approve, connect Outlook again — you won't be asked for approval. What the admin sees and approves: Approving Symbi in Microsoft 365.
What Your Agent Can Do
Once connected, a company agent can:
- Search Messages — search the mailbox, or list the latest Inbox messages
- Get Message / Get Conversation — read a message or a full conversation by id
- Send Reply — reply to the sender of a message, in its conversation — the primary response tool
- Create Draft — save a reply or new-message draft without sending (opt-in)
- Send New Email — send a new outbound message (opt-in)
Opt-in actions are off by default. Enable them per agent from the What it does section on the agent's page.
Replies and new email go through your agent's configured review setting before they send — the review card shows the address the reply resolves to.
Security and Scopes
Outlook sign-in uses Symbi's own Microsoft app — you don't need to register anything in your own Microsoft Entra tenant. The scopes requested are limited to the signed-in mailbox: reading and writing mail, and sending — never access to other mailboxes or the wider tenant. Tokens are encrypted and decrypted only when needed to call Microsoft Graph.
You can revoke access at any time from Settings in Symbi, or from your Microsoft account's app permissions.
What's Next?
- Connect Microsoft 365 alongside Outlook for SharePoint document and workbook access
- Configure Scheduled Triggers if you'd rather the agent check the mailbox on a schedule than start on new mail
- Review replies and drafts in the Operation Center
Info
Outlook-integrasjonen er for tiden i Beta. Agenter kan lese, skrive utkast og svare på e-post i én innboks, og kan startes av ny e-post i den, etter en tidsplan, eller kjøres manuelt. Vi tar gjerne mot tilbakemeldinger.
Hva denne integrasjonen gjør
Outlook-integrasjonen kobler til én Outlook-innboks slik at agentene dine kan søke i meldinger, lese hele samtaler, skrive utkast til svar og sende e-post — alt i den innboksen. Det er en selskapstilkobling: én innboks deles av agentene du binder til den, på samme måte som en selskaps-Gmail-tilkobling.
Ny e-post i innboksen kan starte en agent direkte. Returmeldinger (bounce) og automatiske svar (fravær, ferie) gjør ikke det, med mindre agentens utløser er satt til å inkludere dem — det hindrer en agent i å svare på sin egen returmelding, eller i å gå i en løkke med en annen autosvarer.
Koble til Outlook
- Åpne Settings → Connectors og klikk på Outlook-flisen
- Klikk Connect — du blir videresendt til Microsoft for å logge inn
- Logg inn med Microsoft-jobb- eller skolekontoen for innboksen du vil koble til. Personlige Microsoft-kontoer støttes ikke, og du blir bedt om å velge konto hvis du er logget inn med flere
- Gå gjennom tillatelsene og klikk Godta
- Symbi leser innboksadressen og tar deg til en side som lister den opp som den ene oppdagede ressursen — det er ikke noe valg mellom flere, siden én tilkobling er nøyaktig én innboks
- Klikk Register selected for å registrere innboksen, eller Skip for å registrere den senere fra samme side
Agentene dine kan bindes til innboksen når den er registrert.
Kun en Owner eller Admin kan koble til Outlook, siden det oppretter en tilkobling for hele selskapet.
Så lenge tilkoblingen er aktiv, må en ny tilkobling logge inn med samme innboks — å logge inn med en annen avvises. Koble fra først, og koble deretter til den nye innboksen; agenter følger tilkoblingen, så å bytte innboks er et bevisst trinn.
Hvis Microsoft ber om godkjenning fra administrator
Mange organisasjoner lar bare en administrator godkjenne apper som leser eller sender e-post. Hvis Microsoft viser «Trenger godkjenning fra administrator», gå tilbake til Symbi og klikk Need an admin to approve? på Outlook-kortet under Settings → Connectors (er Outlook allerede tilkoblet, åpner du Manage først). Der får du en lenke du sender til Microsoft 365-administratoren din. Lenken er der også om du lukket Microsoft-siden eller sendte Microsofts egen godkjenningsforespørsel. Du kan også sende dem symbi.no/connect/microsoft/admin-approval selv. Når de har godkjent, kobler du til Outlook på nytt — du blir ikke bedt om godkjenning. Hva administratoren ser og godkjenner: Godkjenne Symbi i Microsoft 365.
Hva agenten din kan gjøre
Når tilkoblingen er på plass, kan en selskapsagent:
- Søk i meldinger (Search Messages) — søke i innboksen, eller liste de nyeste meldingene i Innboks
- Hent melding / Hent samtale (Get Message / Get Conversation) — lese en melding eller en hel samtale ved id
- Send svar (Send Reply) — svare avsenderen av en melding, i samme samtale — det primære svarverktøyet
- Opprett utkast (Create Draft) — lagre et utkast til svar eller ny melding uten å sende (opt-in)
- Send ny e-post (Send New Email) — sende en ny utgående melding (opt-in)
Opt-in-handlinger er av som standard. Aktiver dem per agent fra What it does-seksjonen på agentens side.
Svar og ny e-post går gjennom agentens konfigurerte gjennomgangsinnstilling før de sendes — gjennomgangskortet viser adressen svaret løses til.
Sikkerhet og omfang
Innlogging til Outlook bruker Symbis egen Microsoft-app — du trenger ikke registrere noe i din egen Microsoft Entra-leietaker. Omfangene som etterspørres er begrenset til den innloggede innboksen: lese og skrive e-post, og sende — aldri tilgang til andre innbokser eller resten av leietakeren. Tokens krypteres og dekrypteres kun når det er nødvendig for å kalle Microsoft Graph.
Du kan oppheve tilgangen når som helst fra Settings i Symbi, eller fra appen-tillatelser på Microsoft-kontoen din.
Hva er neste?
- Koble til Microsoft 365 sammen med Outlook for tilgang til SharePoint-dokumenter og arbeidsbøker
- Konfigurer Planlagte utløsere hvis du heller vil at agenten sjekker innboksen etter en tidsplan enn å starte på ny e-post
- Gå gjennom svar og utkast i Operation Center