Connecting Gmail
Connect Gmail to Symbi so your agents can read, draft, and send email on your behalf.
Two Ways to Use Gmail
Gmail is one of the few integrations that works on both sides of Symbi:
- Personal Assistant — your own inbox. Your Personal Assistant can read, draft, and send mail as you
- Company agents — a shared team mailbox for an agent (e.g., a support agent that handles
support@yourcompany.com)
Each person's personal Gmail is isolated — teammates never see each other's mail, and Admins don't have access to the content of personal mailboxes.
Personal Gmail Connection
- Open Settings → Personal Integrations
- Click Connect Gmail
- You'll be redirected to Google to authorize
- Review the permissions (read, send, draft, labels) and click Allow
- You're returned to Symbi with the connection confirmed
Your tokens are encrypted and scoped to your user account only.
Company Gmail Connection
- Open Settings → Connected Apps
- Click Connect Gmail
- Sign in to the Google account for the shared inbox (e.g.,
support@yourcompany.com) - Authorize the permissions
- The inbox becomes available to your company agents
Only Owner and Admin users can connect a company Gmail account.
What Your Agent Can Do
Once connected, the agent or Personal Assistant can:
- Send Reply — draft and send replies to a thread
- Apply / Remove Label — organize messages automatically
- Get Message / Get Thread — read a specific message or full thread
- Search Messages — find messages by keyword, sender, or date (opt-in)
- Send New Email — send a new outbound message (opt-in)
- Create Draft — draft without sending (opt-in)
- Create Label — create a new label in Gmail (opt-in)
Opt-in actions are off by default. Enable them per agent from the Behavior tab.
Real-Time Updates
Symbi uses Google Cloud Pub/Sub to receive message notifications in real time. Your agent or Personal Assistant sees new email the moment it arrives — no polling delay. Setup is automatic; no additional Google Cloud configuration is required from you.
Security and Scopes
Symbi requests only the Gmail scopes it needs — reading messages, modifying messages (labels), sending, creating drafts, and managing labels. Tokens are AES-256 encrypted and decrypted only when needed to call the Gmail API.
You can revoke access at any time from Settings in Symbi, or from your Google Account security page.
Tip
If you're trying Gmail for the first time, connect your personal Gmail and ask your Personal Assistant to "summarize my inbox this morning" — it's a fast way to see the integration in action without affecting shared team data.
What's Next?
- Connect Google Calendar alongside Gmail for full inbox + schedule context
- Configure Scheduled Triggers for recurring mail workflows
- Set up your Personal Assistant
To måter å bruke Gmail på
Gmail er en av de få integrasjonene som fungerer på begge sider av Symbi:
- Personlig Assistent — din egen innboks. Den Personlige Assistenten din kan lese, skrive utkast og sende post som deg
- Selskapsagenter — en delt team-innboks for en agent (f.eks. en supportagent som håndterer
support@dittselskap.no)
Hver persons personlige Gmail er isolert — kolleger ser aldri hverandres e-post, og administratorer har ikke tilgang til innholdet i personlige innbokser.
Personlig Gmail-tilkobling
- Åpne Innstillinger → Personlige integrasjoner
- Klikk Koble til Gmail
- Du blir videresendt til Google for å autorisere
- Gå gjennom tillatelsene (lese, sende, utkast, etiketter) og klikk Tillat
- Du returneres til Symbi med tilkoblingen bekreftet
Tokens krypteres og er kun knyttet til brukerkontoen din.
Selskaps-Gmail-tilkobling
- Åpne Innstillinger → Tilkoblede apper
- Klikk Koble til Gmail
- Logg inn på Google-kontoen for den delte innboksen (f.eks.
support@dittselskap.no) - Autoriser tillatelsene
- Innboksen blir tilgjengelig for selskapsagentene dine
Kun Eier- og Administrator-brukere kan koble til en selskaps-Gmail-konto.
Hva agenten din kan gjøre
Når tilkoblingen er på plass, kan agenten eller den Personlige Assistenten:
- Send svar (Send Reply) — skrive utkast og sende svar til en tråd
- Bruk / Fjern etikett (Apply / Remove Label) — organisere meldinger automatisk
- Hent melding / Hent tråd (Get Message / Get Thread) — lese en bestemt melding eller full tråd
- Søk i meldinger (Search Messages) — finne meldinger etter nøkkelord, avsender eller dato (opt-in)
- Send ny e-post (Send New Email) — sende en ny utgående melding (opt-in)
- Opprett utkast (Create Draft) — skrive utkast uten å sende (opt-in)
- Opprett etikett (Create Label) — opprette en ny etikett i Gmail (opt-in)
Opt-in-handlinger er av som standard. Aktiver dem per agent fra Oppførsel-fanen.
Sanntidsoppdateringer
Symbi bruker Google Cloud Pub/Sub for å motta meldingsvarsler i sanntid. Agenten eller den Personlige Assistenten din ser ny e-post i det øyeblikket den kommer — ingen polling-forsinkelse. Oppsettet er automatisk; ingen ekstra Google Cloud-konfigurasjon kreves fra deg.
Sikkerhet og omfang
Symbi ber kun om Gmail-omfangene den trenger — lese meldinger, endre meldinger (etiketter), sende, opprette utkast og administrere etiketter. Tokens krypteres med AES-256 og dekrypteres kun når det er nødvendig for å kalle Gmail API.
Du kan oppheve tilgangen når som helst fra Innstillinger i Symbi, eller fra sikkerhetssiden til Google-kontoen din.
Tip
Hvis du prøver Gmail for første gang, koble til din personlige Gmail og be den Personlige Assistenten din om å "oppsummere innboksen min i dag tidlig" — det er en rask måte å se integrasjonen i aksjon uten å påvirke delte teamdata.
Hva er neste?
- Koble til Google Calendar sammen med Gmail for full innboks- og timeplankontekst
- Konfigurer Planlagte utløsere for gjentagende e-postarbeidsflyter
- Sett opp din Personlige Assistent